Несмотря на то, что в современном мире многие компании переходят на электронный документооборот, самая важная документация по-прежнему хранится в печатном виде. Это объясняется как привычкой и традицией, так и действующими законами и практикой внешнего делопроизводства. Для хранения документов и дома, и в офисе применяется одно и то же оборудование. Различается обычно только масштаб – в офисе архивы намного внушительнее. Притом, если в крупных компаниях для этого могут отвести отдельное помещение, то в маленьких фирмах, как и в домашней обстановке, можно обойтись парой удобных стеллажей. Устанавливать их, таким образом, можно в рабочем кабинете или, например, кладовке.
Полки стеллажных шкафов должны соответствовать размеру папок, где хранятся документы, а они традиционно немногим больше бумаги формата А4. Поскольку с нынешними требованиями по отчетности компаний объем документации у них постоянно растет, стеллажи нужно покупать с достаточным запасом на будущее. Документы особой важности надежнее всего помещать в несгораемый сейф.
Чтобы быстро идентифицировать, где находится нужная вам папка с бумагами, приобретите специальные стикеры для корешков. На них обычно пишут имя папки и ее цифровой или буквенный код. Чтобы подобная навигация, наоборот, вас не запутала, занесите «шифры» в отдельную тетрадь и храните ее рядом со шкафом. Например, цифрами могут кодироваться папки на первом уровне, буквами – папки на втором.
Соответственно, когда папка первого уровня перестает умещать документы, ее номер на этикетке добавляют буквой «а», и для последующих документов заводят папку с тем же номером, но дополненным буквой «б».
В идеальном варианте на каждой отдельной полке стеллажа хранят папки с определенным видом документов. Но в процессе работы порядок зачастую нарушается, да сами документы разных типов присутствуют в неодинаковом количестве. Решением проблемы в этом случае станет разделение папок по цветам. Это также поможет вам, если единственный шкаф, который есть дома или в офисе, имеет сравнительно скромные размеры.
Чтобы упростить навигацию среди самих бумаг, используйте внутри папок специальные разделители, кодируя содержимое документов по разным месяцам, годам, цветам или буквам. Чтобы не захламлять активно используемое рабочее пространство, использованные документы сдают на хранение в архив. В бумажной виде нужно хранить те документы, на которых стоит печать организации и которые в распечатанном форме требуют предоставлять различные контролирующие органы. Чтобы ориентироваться в этих крупных архивах, также удобно будет создать картотеку. Главное, в погоне за собственным удобством, не забудьте о сохранности самих документов. Не держите их в помещениях с повышенной влажностью, а во избежание краж оборудуйте офис камерами видеонаблюдения.